Práce na festivalu nikdy nekončí. Členové týmu Pohody popisují, co se skrývá za její organizací

0
127

Hudební festivaly mají za sebou náročné dva roky, během kterých museli zápasit s nejistotou, měnícími se opatřeními i masivními výpadky příjmů. Festivalová sezóna se však po pandemické pauze opět rozbíhá a organizátoři tak připravují akce, které se budou konat konečně v plné kapacitě a bez omezení.
Už za pár týdnů odstartuje na trenčínském letišti i multižánrový festival Pohoda. Jeho tým se aktuálně soustřeďuje na poslední přípravy ze své kanceláře ve vinohradnickém městečku Svätý Jur, ale 24. června už odjíždí přímo na letiště, kde se začne stavět festivalový areál a budou se dolaďovat všechny detaily před tím, než překročí brány první návštěvníci.

Hlavou příprav je přirozeně šéf festivalu Pohoda, Michal Kaščák. Věnuje se zejména bookingu umělců a skládání programu Pohody, ale zajímají ho všechny části festivalu. „Někdy možná do věcí mluvím příliš, jinak už to asi nebude. Zároveň věřím tomu, že lidé v týmu cítí, že mají mou důvěru a obdiv. Mám štěstí na skvělé lidi,“ popisuje otec Pohody, kterého před vypuknutím aktuálního ročníku čeká ještě dokončení programu, několik produkční porady, tvorba festivalové mapy, setkání, dolaďování festivalového magazínu, propagace a další aktivity. Nezastaví se ani na samotném letišti, pokud si však najde nerušenou chvíli, využije ji k chození po festivalu a sledování toho, jestli vše funguje. „Mám rád, když je ve vysílačce ticho jako důkaz, že všechno klape,“ říká.

Organizace akce pro 30 000 lidí rozhodně není jen párměsíční aktivitou – další ročník Pohody se podle Kaščáka chystá už nyní, protože mu už v mailu přistávají nabídky pro rok 2023. Pohoda je zkrátka práce nonstop, a jak dodává, často se mu o ní i sní. Festival však přirozeně nestojí jen na něm. Pohoda má 12 interních zaměstnanců, ale zejména s blížícím se termínem festivalu narůstá i počet externistů a přímo na festivalu jsou také zapotřebí stovky brigádníků a dobrovolníků.

O tom, co se skrývá za organizací největšího slovenského hudebního festivalu, jsme si popovídali s několika členy organizačního týmu Pohody v jejich kanceláři ve Svatém Juru.

Barbora Bodnárová, booking manažerka
Barbora pracuje na pozici manažerky bookingu od roku 2019, předtím však prošla velkým množstvím funkcí, protože spolupracuje s Pohodou od roku 2007. Jako booking manažerka přebírá kapely, které dohodne Michal Kaščák spolu s podmínkami a jejich honorářem. „Řeším pak veškerou administrativu spojenou s vystupováním kapel, smlouvy, faktury, úhrady, zajišťuji účast kapel na festivalu. Ve spolupráci s kolegyní Paulou, která řeší technickou produkci, získáme údaje, které je třeba k tomu, aby měly kapely na pódiu vše, co mají mít. Ve spolupráci s dalšími kolegyněmi dohadujeme přepravu, stravu a ubytování umělců, ať už v Trenčíně nebo Bratislavě. Staráme se také o tzv. guideů, kteří zpevádí kapelu během pobytu na Slovensku,“ vysvětluje Barbora.

Jelikož pracuje pro festival už 15 let, umí porovnat, jak se její práce změnila po vypuknutí pandemie. Poté, co festival zrušil svůj ročník v roce 2020, začala řešit všechny druhy pomoci a shánět alternativní finanční prostředky, aby mohl přežít. „Pohoda předtím nikdy nepřijímala peníze ze státního rozpočtu, tak jsme ve velkém začali podávat různé přihlášky o granty. Zároveň jsme se snažili pomáhat i v rámci komunity, aby byla vytvořena státní pomoc nad rámec schémat, aby mohla kultura přežít, nejen velké instituce, ale i jednotlivci. Toto tvořilo poměrně velkou část mé práce během pandemie. Teď bych se měla vrátit ke své původní funkci, ale pořád mi zbývá hodně pandemické roboty související s administrativou projektů,“ vysvětluje Barbora.

Její původní práce – řešení a dohadování smluv, je během na dlouhou trať. Úspěšně uzavřít smlouvu jednoho umělce může trvat i několik měsíců. „Na festivalu vystupují různé úrovně kapel – od těch začínajících, přes klubové až po stadionové. To vše se odráží v mé práci – například Nick Cave má kolem sebe desítky lidí – profesionály, kteří se starají o to, aby jeho show byla perfektní. Na jedné straně se s nimi dobře komunikuje, ale zároveň to znásobuje práci, protože komunikuji s mnoha lidmi z jeho týmu. U malých kapel se komunikace množí kvůli tomu, že se mnohem více ptají na různé detaily v souvislosti s tím, jak se mají připravit,“ popisuje booking manažerka.

Většina smluv pochází z britských nebo amerických agentur, jsou standardizovány a podle Barbory ​​je dost obtížné vyjednat v nich případné změny. „Třeba je vždy dobře zkontrolovat, aby tam bylo to, na čem jsme se dohodli a aby tam nebylo nic navíc. A potom, aby ty podmínky byly oboustranně výhodné. Nejtěžší bývají jednání o tom, co se stane v případě, že se akce nebude moci uskutečnit. To se jmenuje vyšší moc, než byla například pandemie. Nejcitlivější je dohodnout, kdo v takovém případě co zaplatí,“ vysvětluje vyjednávání s umělci Barbora.

Častou součástí připomínkování a vyjednávání je tzn. rider, součást smlouvy, která stanoví podmínky, které musí festival splnit pro vystoupení umělce, od technických záležitostí, jako jsou reproduktory, osvětlení či hudební nástroje, po podmínky cateringu či potřebných věcí v ubytování.

Mnozí umělci jsou známí různými výstředními požadavky, Barbora však říká, že ne vždy si ptají ulítlé věci, takových je menšina. Většina umělců chce luxusnější ubytování, festival má ovšem v Trenčíně, co se týče hotelových standardů, omezenější kapacity. Proto mají dohody s hotely nejen v blízkých Trenčianských Teplicích a Beckově, ale také v Bratislavě.

„Pokud bych to měla porovnat, nejvíce mívají zvýšené nároky djské hvězdy, ale není problém to vyjednat. My si zakládáme na péči o umělce. Je to pro nás druh komparativní výhody. Slovensko je malý trh a nemáme až takové možnosti přilákat hvězdy velikostí trhu. Ale jsou vždy rádi, když se o ně někdo dobře postará. Klademe velký důraz i na jídlo a pití – snažíme se jim co nejvíce vycházet vstříc, ačkoli často nejsou položky, které požadují, u nás dostupné. Tehdy s nimi hledáme řešení, alternativní produkt. Zabere to spoustu času, ale když jsou tyto věci vykomunikovány dopředu a kapela ví, do čeho jde, pak i práce na místě probíhá mnohem snáze. Umělci vědí přesně, co dostanou, nedochází k nedorozuměním, když něco chybí. Nedělají to všichni, ale jsou i takoví tour manažeři, kteří přijdou do šatny a hned kontrolují, zda je tam všechno podle rideru. Ale když rider detailně komunikujeme, vytváří to předpoklad dobrého vztahu,“ říká Barbora.

9fotek v galeriiTím PohodyZdroj: Branislav Wáclav/Aktuality
Její práce je kontinuální a pokračuje i na samotném letišti, kde často ještě dolaďuje požadavky a kontroluje, zda je vše hotovo, někdy dochází ke změnám na poslední chvíli. „Na festivalu jsem převážně na emailech a telefonu. Přímo s umělci v kontaktu nebydlím. Ti mají vždy své zástupce, takže většinou komunikuji s guidami, tour manažery či jinými lidmi, kteří pečují o chod show. Řešíme s nimi, jestli je všechno tak, jak má být,“ popisuje Barbora, která má na své práci nejraději to, že je dynamická a nikdy nedělá totéž. Stresuje ji však občas to, že nikdy neví, kdy je její konec. Těžké také občas bývá vyřešit vízové ​​povinnosti pro umělce ze zemí, se kterými nemáme bezvízový styk.

Po akci jí trvá ještě zhruba měsíc, než robotu dotáhne tak, aby byla uzavřena na 95 procent, zbytek se dotahuje do konce roku. „Máme pomalejší srpen, v září to jde naplno znovu. I kvůli tomu, že se zkracují cykly, ve kterých se potvrzují kapely. V roce 2019, kdy jsme začali bookovat ročník 2020, chtěli někteří bookovat už pro ročník 2021. Ta robota proto nikdy nekončí,“ uzavírá.

9fotek v galeriiTím PohodyZdroj: Branislav Wáclav/Aktuality
Ondřej Poláček, manažer produkce
Ondřej začal spolupracovat s festivalem Pohoda již v roce 2008, kdy pomáhal stavět ploty. V roce 2011 už měl na starosti brigádníky a následně působil jako externí člen produkce. Na trvalý pracovní poměr nastoupil těsně před tím, než vypukla pandemie. Letos tedy zažívá přípravy festivalu v jeho plné kapacitě z pozice manažera produkce poprvé. Ondřej zastřešuje technické zabezpečení, tedy produkci směrem k návštěvníkům, jako například ohrazení festivalu či servis návštěvníků. Oslovuje dodavatele, vyřizuje objednávky, koordinuje a dohaduje data a samotnou realizaci.

Kromě toho má na starosti i ekologické projekty festivalu, ať už nové nebo udržuje starší, jako jsou například separační místa. „Někdy nás dodavatelé i sami osloví, jestli nemáme zájem o nějakou aktivitu, například letos budeme mít zelené pódium, které se snaží sto procent spotřebované energie i vyprodukovat. Na vrchu má vlastní vrtuli a solární panely. Díky tomu, že máme dobrou reputaci v zahraničí jako zelený festival, umí si nás najít takové projekty,“ popisuje.

Ondřej začal pracovat na trvalý pracovní úvazek pro Pohodu v březnu 2020, bylo to právě ve stádiu příprav, kdy se začínají objednávat věci na aktuální ročník. „Na chvíli jsme se zastavili, počkali jsme, co bude. Potom za pár týdnů bylo jasné, že festival se nepodaří uskutečnit. Tehdy jsme přicházeli s novým konceptem, co budeme dělat, protože něco jsme chtěli dělat,“ vzpomíná Ondřej. Festival se v roce 2020 rozhodl zorganizovat událost Pohoda in the Air. Na trenčínském letišti poprvé v historii konání festivalu chyběli diváci, koncerty slovenských umělců byly přenášeny návštěvníkům online. Kvůli této události se musel tým naučit několik nových věcí, jako zajišťování streamu či natáčení koncertů.

Návrat do starých kolejí se nekonal ani v dalším roce, kdy festival organizoval na letišti akci Pohoda on the Ground, kam už sice mohli přijít lidé, ale jen s kapacitou 1000 osob na den. Takových akcí pořádali 5 v řadě. „Zasa to bylo něco nového a výjimečného, ​​s areálem jsme se snažili pracovat jinak než v případě plné kapacity. Většinu festivalových staveb jsme umístili na betonovou plochu, kde během Pohody bývá hlavní pódium. Dále jsme díky nižší kapacitě mohli dovolit návštěvníkům přinést si skateboardy a koloběžky, které jsou na normální Pohodě zakázány. Zároveň to bylo z organizačního hlediska poměrně náročné, ve velké míře nás zahltily opatření, z měsíce na měsíc se měnilo to, co je vlastně platné. Teď cítím konečně nějaký návrat k tomu, co bylo,“ dodává manažer produkce.

Aktuálně má s přípravou ročníku v plné kapacitě, který se bude konat již první červencový čtvrtek, stále více práce. „Žertujeme, že se dvakrát vyspíme a už jsme na letišti. Dolaďujeme nastavení, začali jsme pracovat s mapou festivalu v CAD programu, do které si umísťujeme stavby, takže přesně víme, kde co bude.“

Z kanceláří ve Svatém Juru se spolu s týmem Pohody přesouvá Ondřej na trenčínské letiště již 24. června. Na místě bude koordinovat dodavatele, umísťování staveb, řešit detaily, které se ukáží až na místě a které bude třeba doladit. „Bude to takové permanentní hašení problémů a nově vzniklých situací,“ usmívá se.

I když se datum vypuknutí festivalu skutečně blíží, Ondřej se snaží nebýt ve stresu. „V této fázi mám asi strach jedině z toho, že se neobjedná něco potřebného, ​​nebo že to nebude dostupné. Například nedávno jsme řešili situaci s oplocením areálu nebo stoly a sezeními do gastro zón. Setkáváme se například s tím, že některým našim dlouholetým dodavatelům se po pandemii nepodařilo znovu nastartovat byznys nebo že našim dodavatelům neumí výrobci garantovat termíny na dodání materiálu. Mysleli jsme si, že bude snadno zajednatelné, ale původní dodavatel neměl žádný a neuměl nám ho garantovat, tak jsme to museli zajistit jinak. Takových věcí, které nejsou finálně objednány, je více, a může se stát, že s nimi bude problém. Další stres je spojen s tím, jak to bude s pracovníky, s lidskou silou, s profesionály i brigádníky, na kterých provádíme nábor. Pandemie měla totiž vliv i na to, že mnoho lidí se přeměstnalo, všichni jsme za dva roky zestárli a hodně lidem, kteří na festivalu pracovali, se za tu dobu změnila situace v pracovním i osobním životě,“ vysvětluje.

Navzdory těmto problémům se však už těší na to, jak přijedou návštěvníci na letiště a bude je vidět, jak si festival užívají. Jak říká, oproti jiným pracím, které dělal, v této člověk vidí výsledek své práce dost rychle. „Těším se už na začátek, kdy se nám podaří otevřít festival včas a na to, když bude většina věcí, co má, fungovat. A také na to, až to bude úspěšný ročník. Těším se také na Nicka Cavea či Lianne La Havas. Program máme výborný a doufám, že něco z něj uvidím,“ uzavírá Ondřej.

Tono pracuje pro festival Pohoda více než sedm let. Jeho úkolem je dostat k lidem informace o všech aktivitách festivalu během celého roku a sdělit to co největšímu počtu lidí. „Mým cílem je, aby se fanoušci kapel, které u nás hrají, dozvěděli, že tam budou. Také, aby se rodiny s dětmi dozvěděly, že to pro ně nebude nehostinné prostředí, že právě Pohoda je dobrá i pro rodiny s malými dětmi, i pro starší lidi a přitom dost šílená i pro teenagery,“ přibližuje Tono.

Kromě komunikace s fanoušky na sociálních sítích a na webové stránce má také oblíbenou úlohu – sdělovat prostřednictvím sociálních sítí či tiskových zpráv hudební jména, která budou účinkovat na Pohodě. „Když Michal potvrdí jméno, pošle potvrzovací e-mail na kolegy a my si už potom přebereme naši agendu. Já jsem ta netrpělivá složka, chci to většinou zveřejnit co nejdříve. Samozřejmě, záleží to i na edičním plánu, aby se to nekřížilo s dalšími věcmi. Také nechci vybuchat všechna velká jména najednou, většinou ani najednou nejsou potvrzena. Ale kdyby také, má to nějakou posloupnost kroků. Někdy nás zdrží kapely s tím, že chtějí oznámit všechny koncerty jejich turné najednou a dají nám datum.

Umělci si zvyknou dávat pozor na svůj vlastní obraz – jak jsou znázorňováni v médiích či na sociálních sítích. Ve smlouvách se často vyskytuje, jakým způsobem chtějí, aby festival pracoval s jejich značkou. Hlavně větší hudebníci občas bazírují na tom, že chtějí něco změnit v tiskové zprávě nebo grafice, někdy chtějí vědět, jak budou prezentováni, pokud Pohodu neznají a ještě na ní nehráli. „V drtivé většině případů nám však umělci věří, že je umíme odprezentovat nejlépe pro naše lokální publikum,“ říká Tono.

Festival se snaží informovat o účinkujících prostřednictvím různých kanálů. Kromě Facebooku, na kterém mívají největší úspěch legendární interpreti jako Nick Cave, či Instagramu, který je nejefektivnější při jménech, které mají dominantní cílovku do 30 let, využívá Pohoda také streamovací službu Spotify či kanál na YouTube, kde vytvářejí playlisty se skladbami umělců vystupujících na aktuálním ročníku. Podle Tona jsou dobře poslouchané, jak říká, Pohoda má dost angažované publikum, které se předem zajímá o hudbu, která bude na daném ročníku.
Za více než sedm let v agentuře Pohoda umí Tono porovnat svou práci před pandemií a během ní. „Byla výrazně jiná, hlavně během festivalu Pohoda in the Air, bylo to o dost depresivnější. Byli jsme rádi, že jsme udělali alespoň něco, avšak přijet na letiště a mít tam koncerty, které jsme nemohli ani my vidět živě, neboť bychom zavazovali kamerám, které to přenášely, byl úplně jiný pocit, než když je velká Pohoda, na které potkávám mnohé kamarády či novináře v press centru. To se nedá porovnat,“ popisuje.

První Pohoda v plné kapacitě po třech letech je téměř za dveřmi a členové týmu jsou podle Tona již v nespavé fázi. Přiznává, že když se blíží Pohoda, mívá noční můry, obává se, jestli na něco nezapomněl. „Je toho už opravdu hodně, je třeba spustit všechny kampaně v digitálních, printových, outdoorových formátech. Je velmi mnoho věcí, které se ještě lidé o Pohodě mají dozvědět, než začne,“ vysvětluje.

Nejtěžší část a největší kolotoč však nastává přímo na letišti, kde se věnuje zejména novinářům v press centru, dohaduje jim rozhovory s umělci a slaďuje jejich představy. Po prvním intenzivním roce pochopil, že jeden člověk to všechno utáhnout nedokáže. Pomáhá mu přes 20-členný tým, který dohlíží například na to, aby fotografové pořizovali záběry v souladu s požadavky umělců. Běžným pravidlem je, že dají povolení jen k fotografování během prvních tří písní.

Některé kapely podle Tona necítí potřebu poskytovat slovenským médiím rozhovory, protože to nepotřebují. „Z našeho pohledu to však důležité je. Po Pohodě vždy na Spotify na Slovensku vystřelí v nejvirálnějších žebříčcích umělci z Pohody. Když je lidé uvidí, začnou si je pouštět, kupují si desky, šíří o nich dobré jméno a půjdou na ně příště iv zahraničí. I když nejsme velký trh, podle mě to má význam. A když někdo na Slovensku umí pomoci umělci stát se větším nebo udržet si status, právě festival jako Pohoda to dokáže,“ míní.

Po skončení festivalu je jeho prací i sbírání reakcí umělců, kteří na Pohodě vystoupili. „To co mě nejvíce zajímá, je, jak se cítila kapela během koncertu, v rámci areálu. Líbí se mi například, co napsala basačka kapely The Smashing Pumpkins, poté, co odehráli koncert: „Nebe existuje. Dnes jsem ho viděla na Slovensku“.“

Kromě sbírání reakcí umělců Tono zjišťuje, co napsali o Pohodě novináři, ať už slovenští nebo zahraniční. Lidí samozřejmě zajímají i fotky. „Všechny výstupy, které vznikly o Pohodě, zveřejňujeme do září. Tehdy už začíná nová booking sezóna, čili jedeme na showcaseový festival do německého Hamburku, řešíme první jména, která mohou vystoupit na příštím ročníku. Srpen a září jsou nejlehčí měsíce, ale pak od října to už jde docela naplno. Navíc pořádáme další akce, které máme každý rok, jako Doma dobře, Koncert pro všímavé, zveřejnění umělců a promo akce související s Vánocemi či sólo koncerty, je to zkrátka práce na celý rok,“ uzavírá.

Paula Poštolková, manažerka technické umělecké produkce
Paula pracuje pro Pohodu od roku 2011, o rok později se stala manažerkou hlavního pódia. Od letošního roku je součástí hlavního týmu Pohody a má na starosti technickou uměleckou produkci, což zahrnuje vše, co souvisí s pódii a vystoupeními na nich, od staveb, přes zvuk, světla, až po projekce. Komunikuje také s dodavateli i se samotnými účinkujícími, zejména však s jejich manažery kvůli slaďování všech technických požadavků.

V rámci příprav na aktuální ročník se naplno věnuje tvz. advancingu. „To znamená, že už máme skoro finální dramaturgii, víme, kdo má kdy hrát na jakém pódiu a já můžu komunikovat požadavky umělců jednotlivým dodavatelům a opačně – komunikovat kapelám, kde budou hrát, jaká tam budou světla, zvukové pulty a podobně. Druhá část mé práce úzce souvisí s produkcí všech staveb a pódií. Jsem v úzkém kontaktu s kolegou Ondrem, který řeší klasickou část produkce. Snažíme se sladit, aby všechny stavby vznikly včas nebo aby dodavatelé měli potřebný počet lidí na stavbu. Souvisí s tím i mnoho doprovodných požadavků, například na uzemnění staveb, lešenářské a výškové práce – různá povolení a podobně,“ vysvětluje Paula, která dodává, že důkladná příprava je naprosto klíčovou fází.

Přímo na letišti její práce sestává z chození po terénu i ze sezení za maily a tabulkami. Jedno přes den a druhé večer, kdy padne stavební uzávěra v areálu. „Během festivalu to bude podle mě jedno velké šílenství – sama jsem zvědavá, jelikož v nové pozici to bude pro mě poprvé,“ říká Paula, která se už neumí dočkat nejen Nicka Cavea, ale i toho, kdy areál Pohody po letech nově vyroste, začnou přicházet dodavatelé, umělci, návštěvníci a znovu se to celé bude moci udat v plné síle.

Po skončení festivalu zůstane Paula v areálu ještě týden, kde bude v rámci týmu produkce balit festivalový areál. Po „Pohodě“ tak bude mít až 17. července. Následně ji čeká dořešování administrativy, vyúčtování či zkompletování všech faktur od dodavatelů. „Pak přijde i nějaké to volno a následně znovu do práce. Je pravda, že na podzim je s velkým festivalem pro mě méně práce, spíše budeme vyhodnocovat, než které věci dopadly a co nastavit nebo změnit k lepšímu. Zároveň festival Pohoda pořádá mnoho menších akcí i celoročně. Věřím, že toho bude nakonec dost a ani se nenadějeme, a bude zde leden a začneme řešit velkou Pohodu opět naplno,“ popisuje manažerka produkce.

Za nejstresující aspekt své práce považuje čas. Některé věci se nedají dělat v předstihu kvůli nedostatku informací, čeká se na spoustu potvrzení a když se najednou začne všechno hýbat, nesmí se v tom ztratit. Namáhavější období jí však vyvažují kolegové a různé technické kreativní výzvy, které přejdou od šíleného nápadu na poradě až k realizaci na letišti. „Člověk vidí, jak se to všechno pomalu zhmotňuje a dostává život, a to je na tom krásné,“ dodává.

Předchozí článekJak vymést z komína saze?
Další článekCesty do USA bez testu či nová daň při odletu z Maďarska